Sertifikat Digital dan Passphrase adalah semacam pengaman yang digunakan untuk memastikan hanya Subjek Hukum yang berhak lah yang bisa melakukan upload data faktur (transaksi data elektronik via internet).

Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam Transaksi Elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik).

Sertifikat Elektronik berbentuk file soft copy (ekstensi file .p12), tidak perlu dicetak ataupun di modifikasi apapun. Contoh file Sertifikat Elektronik: XXXXXXXXXXXXXXX.p12. Nama file tersebut secara otomatis adalah NPWP 15 digit untuk masing-masing PKP.

Sertifikat elektronik diberikan kepada PKP setelah mengajukan permintaan dan menyetujui syarat dan ketentuan yang ditetapkan (Pasal 9A ayat (2) PER-17/PJ/2014). Persyaratan tersebut yaitu:

Saat mengurus sertifikat, petugas dari KPP akan meminta Pengurus PKP untuk membuat sendiri Passphrase. Passphrase adalah kata sandi yang berfungsi sebagai pengaman file Sertifikat Digital (dapat dibuat dengan karakter apa saja, bebas). Dinamakan Passphrase dengan tujuan untuk menghindari kesamaan istilah dengan Password Enofa yang sebelumnya telah diberikan. Setiap akan menggunakan/mengimpor/mengkonfigurasi Sertifikat Digital, selalu akan diminta untuk menuliskan Passphrase tersebut.

Passphrase bebas dibuat sendiri oleh Pengurus (wakil PKP) ketika mengajukan Sertifikat Elektronik. Sangat disarankan untuk tetap mengingat atau mencatat Passphrase yang telah dibuat, karena apabila lupa maka harus mengulang seluruh prosedur permintaan sertifikat elektronik lagi seperti pengajuan baru.

Dalam prakteknya, Sertifikat Digital mempunyai 2 (dua) fungsi, yang pertama yaitu untuk menjalankan aplikasi e-Faktur, dan yang kedua yaitu untuk memperoleh layanan jatah NSFP online melalui web Enofa (https://efaktur.pajak.go.id/pkp/home).

Sertifikat Elektronik didesain sebagai pengaman untuk melakukan transaksi data secara online. Maka pihak yang diijinkan untuk mengurus dan akhirnya diberikan file Sertifikat Elektronik hanya pihak yang secara hukum sah sebagai wakil PKP. Dalam hal PKP adalah Badan Hukum maka yang sah mewakili adalah salah satu Pengurusnya. Maka kesimpulannya sudah jelas bahwa tidak harus Direkturnya langsung yang hadir ke KPP untuk mengurus Sertifikat Elektronik, yang penting adalah bahwa dia termasuk ke dalam definisi Pengurus. Namun, tidak dilarang juga jika Direkturnya yang ikut datang.

Surat Permintaan Sertifikat Elektronik dan Surat Pernyataan Persetujuan Penggunaan Sertifikat Elektronik ditandatangani dan disampaikan oleh pengurus PKP yang bersangkutan secara langsung ke KPP tempat PKP dikukuhkan dan tidak diperkenankan untuk dikuasakan ke pihak lain (angka 5 PENG-3/PJ.02/2014).

Pengurus adalah:

1. orang yang nyata-nyata mempunyai wewenang ikut menentukan kebijaksanaan dan/atau mengambil keputusan dalam menjalankan perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang KUP; dan

2. namanya tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan tahun pajak terakhir yang jangka waktu penyampaiannya telah jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan sertifikat elektronik.

Dalam hal pengurus namanya tidak tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan tersebut, maka pengurus tersebut harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy:

1. surat pengangkatan pengurus yang bersangkutan; dan

2. akta pendirian perusahaan atau asli penunjukan sebagai BUT/permanent establishment dari perusahaan induk di luar negeri.

Dalam hal pengurus merupakan Warga Negara Asing, pengurus harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor, Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS), atau Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP).

Setelah permohonan disetujui oleh KPP, Pengurus dapat mengunduh file Sertifikat Digital melalui web Enofa pada menu Download Sertifikat Digital. Sedangkan untuk Passphrase, Pengurus akan mendapatkan salinannya dalam email (sesuai alamat email yang sebelumnya telah didaftarkan) berupa file berjenis PDF/Adobe Acrobat Document dengan nama file 15 digit NPWP yang dapat dibuka dengan memasukan Password Enofa.