Aplikasi e-Faktur diartikan sebagai aplikasi yang digunakan untuk menerbitkan faktur pajak. Aplikasi ini juga digunakan untuk membuat SPT PPN 1111 (aplikasi efaktur akan menggantikan Espt PPN).

Pembuatan faktur pajak secara elektronik/e-Faktur wajib dilakukan oleh PKP di Jawa dan Bali mulai untuk transaksi yang dilakukan tanggal 1 Juli 2015. Sedangkan diwajibkan untuk seluruh PKP di seluruh Indonesia mulai tanggal 1 Juli 2016.

Latar belakang diluncurkannya kebijakan ini ternyata disebabkan dari maraknya penggunaan Faktur Pajak Fiktif (faktur pajak yang tidak sesuai ketentuan) sehingga banyak pihak telah dirugikan dan juga bertujuan untuk lebih merapikan data faktur pajak yang selama ini masih ditemui belum sesuai.

Dalam menjalankan aplikasi e-Faktur diperlukan koneksi internet yang digunakan untuk upload data faktur sebelum faktur pajak bisa dicetak. Upload data dilakukan untuk memperoleh approval/validasi/persetujuan dari DJP terhadap data faktur yang dibuat.

Bentuk persetujuan tersebut adalah berupa QR Code (quick response code) yang secara otomatis akan tertempel di lembaran faktur pajak setelah proses upload berhasil dilakukan. Jika faktur pajak tertanggal setelah 1 Juli 2015 namun tidak ada QR Code, maka faktur tersebut dianggap tidak sah.

Dalam menjalankan e-Faktur terdapat tahapan upload data via internet, sehingga harus dibuat mekanisme yang bisa mengatur legalitas subjek hukum yang melakukan upload data tadi, atau dapat diistilahkan sebagai pengaman agar hanya pihak yang bertanggungjawablah yang bisa melakukan upload. Pihak tersebut adalah Pengurus/Direktur (yang mewakili PKP/perusahaan).

Pengaman yang dimaksud adalah berupa Sertifikat Digital dan Passphrase. Dua hal tersebut harus diurus terlebih dahulu ke KPP sebelum bisa menjalankan aplikasi e-Faktur, dan diurus langsung oleh Pengurus tanpa bisa diwakilkan/dikuasakan.

Aplikasi ini nantinya harus dijalankan melalui komputer, baik itu PC, notebook ataupun jenis lainnya. Lalu bagaimana jika PKP tidak punya Komputer? Jawabannya ya harus punya komputer. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan komputer, antara lain:

• Perangkat Keras:

  • Processor Dual Core

  • 3 GB RAM

  • 50 GB Harddisk space

  • VGA dengan minimal resolusi layar 1024×768

  • Mouse

  • Keyboard

• Perangkat Lunak:

  • Sistem Operasi : Linux / Mac OS / Microsoft Windows

  • Java versi 1.7/lebih tinggi

  • Adobe Reader

  • Terhubung dengan jaringan internet baik direct connection ataupun proxy. (disarankan direct connection)

• Pastikan Versi Operating System

  • Windows 32 bit

  • Windows 64 bit

  • Linux 32 bit

  • Linux 64 bit

  • Mac 32 bit

  • Mac 64 bit

Dengan memenuhi spesifikasi diatas, maka aplikasi e-Faktur dapat dijalankan dengan lancar. Sebagai tambahan, bahwa aplikasi e-Faktur bukanlah aplikasi yang diinstall ke PC (berbeda dengan espt). e-Faktur bersifat plug and play, sehingga dalam pengoperasiannya pun bisa lebih mudah dan dapat disimpan dalam media simpan eksternal.

Aplikasi e-Faktur juga telah menyediakan pengaturan hubungan antar beberapa komputer melalui LAN (Local Area Network). Misalnya, pada suatu divisi pajak beranggotakan beberapa orang staf yang dikepalai oleh seorang manager maka dapat dibuatkan pembagian tugas yang spesifik. Staf akan melakukan entry data faktur, sedangkan manager akan melakukan review. Semua dilakukan menggunakan komputernya masing-masing dengan hubungan server-client melalui LAN.

e-Faktur pada prinsipnya tidak mengubah aturan umum tentang PPN, seperti tentang saat dan tempat terutangnya PPN, penggunaan jatah Nomor Seri Faktur Pajak, maupun tentang penggolongan Barang Kena Pajak/Jasa Kena Pajak sebagai objek PPN. Hal yang berubah hanya berkisar tentang bagaimana cara teknis menerbitkan faktur pajak.